Anonim
Image

ARBEITSORGANISATION IM BÜRO -

Überraschen Sie diejenigen, die nicht mindestens einmal in ihrer beruflichen Laufbahn unter Stress standen, weil sie mit wichtigen Projekten überlastet sind. Im Einzelnen zwei Projekte, die für den Chef oder für wen auch immer von entscheidender und unverzichtbarer Bedeutung waren. Vielleicht sogar mit zwei verschiedenen Kontakten und zwei verschiedenen Arbeitsgruppen . In Zeiten von Multitasking und zunehmendem Arbeitsstress kann dies und mehr passieren.

Auf dem Papier gibt es Zeiten, die dem einen oder anderen Projekt gewidmet sind - zum Beispiel sollten wir uns von Montag bis Mittwoch auf das erste und Donnerstag und Freitag auf das andere Projekt konzentrieren -, aber oft überschneiden sich Treffen, Lieferungen und Notfälle. Wie kann man die Büroarbeit besser organisieren, ohne Zeit und Gesundheit zu verschwenden, und wie kann man nicht von Ängsten überwältigt werden?

MEHR ERFAHREN: Wie Sie einen Schreibtisch haben, mit dem Sie besser arbeiten können

ARBEIT DER MENSCHEN ORGANISIEREN -

Wir haben Irene Novello um praktische Hilfe gebeten, die den Menschen hilft, ihre Zeit besser zu managen und damit glücklicher zu sein : Sie ist tatsächlich die Vizepräsidentin von Apoi, dem Verband professioneller Organisatoren (der 2013 als Berufsverband gegründet wurde) und vom Ministerium für wirtschaftliche Entwicklung als Berufsverband anerkannt), das am Samstag, den 7. November, auf dem Mailänder Freigelände einen öffentlich zugänglichen Tag organisiert : "Lernen Sie, wie Sie sich organisieren … Spaß haben!" besser zwischen zu Hause und der Arbeit zu organisieren.

LESEN SIE AUCH: Führen Sie jeweils eine Aktion aus: fünf Methoden, um Multitasking zu umgehen

"Das ist für mich ein sehr vertrautes Thema: Ich leite den Verein und alle damit verbundenen Aktivitäten gleichzeitig mit der freiberuflichen Tätigkeit", erklärte Irene Novello und für Non-Sprecare-Leser hat sie folgende Tipps:

  • ALLE AKTIVITÄTEN ZEITPLANEN. „Um zwei oder mehr Projekte gut zu überstehen, ist es von grundlegender Bedeutung, alle damit verbundenen Aktivitäten planen zu können. Ein sehr nützliches Werkzeug ist das Gantt-Diagramm, ein Planer, dessen horizontaler Teil den Zeitrahmen des Projekts enthält. Stunden, Wochen, Monate, in denen alle Fristen stehen. Im vertikalen Teil füge ich stattdessen alle Aktivitäten und Phasen dieses Projekts ein, die Fristen Phase für Phase, wer macht was (wenn ich Leute habe, die an diesem Projekt arbeiten, füge ich sie hier ein). Wenn ich alles richtig kompiliere, habe ich ein Auge darauf, wo ich gerade im Projekt bin. Dies ermöglicht mir , Notfälle zu bewältigen, ohne überfordert zu sein, da ich nach der Rückkehr des Notfalls über eine Programmierbasis verfüge, die es mir ermöglicht, dorthin zurückzukehren, wo ich zuvor von der Roadmap abgekommen bin. Offensichtlich ist ein Diagramm effektiv, wenn es mit mehreren Personen geteilt wird. "
  • Vermeiden Sie es, von einer Sache zur nächsten zu springen . „Wenn Sie einen zeitlichen Scan der auszuführenden Aktivitäten einplanen, sollten Sie vermeiden, unterbrochen zu werden und ständig von einem Projekt zu einem anderen zu wechseln. Beispielsweise können Sie am Ende des Vormittags und am Ende des Tages die E-Mails des anderen Projekts abrufen mit Kollegen ausrichten. Wir müssen antworten und nur die Dinge auswählen, die ausschließlich von uns abhängen. Wir dürfen uns nicht von der Kommunikation überwältigen lassen, sondern nur die wesentlichen auswählen. "
  • DIE KANBAN-METHODE . „Eine weitere mögliche Organisationsstrategie für die Arbeit mit mehreren Personen in verschiedenen Projekten ist die Kanban-Methode, eine Art sehr vereinfachtes Diagramm, das Toyota seit einigen Jahrzehnten verwendet. Es besteht darin, eine Tabelle zu verwenden, die in "Dinge erledigt - Dinge zu erledigen - Dinge im Gange" unterteilt ist: Jeder wendet Haftnotizen auf die verschiedenen Aktivitäten an und verschiebt sie entsprechend dem Fortschritt der Arbeit. So können Sie sich auch gegenseitig im Auge behalten. Das Grundlegende ist, dass die Programmierung geteilt wird: Auf diese Weise arbeiten Sie viel besser und leben viel besser.
  • KLEINE TIPPS. „Wenn Sie ständig unterbrochen werden, ist es schwierig, in Ihren eigenen Aktivitäten linear vorzugehen: In Deutschland ist es üblich, ein Schild an der Tür eines jeden Büros anzubringen, auf dem das Konzept „ Ich arbeite “steht . In Italien ist es schon schwieriger, sich zu bewerben, aber es geht darum , die Gesundheit zu schützen . Ich arbeite weiterhin verwirrt (wie es zu oft vorkommt) mit zu vielen Eingaben, bin am Ende des Tages erschöpft angekommen und habe 20% der von mir zu erledigenden Aktivitäten abgeschlossen. Sich nur auf eines zu konzentrieren, hilft sowohl sich selbst als auch anderen. Selbstregulierung durch Unterbrechungen ist von grundlegender Bedeutung. "
  • ZEHN MINUTEN EIN TAG, UM DEN PUNKT ZU MACHEN. „Wenn Sie arbeiten, ist es am besten, alle Handy-Benachrichtigungen stumm zu schalten : Sie verbringen viel Zeit damit, mit allen Aktualisierungen Schritt zu halten. Wenn ich zum Beispiel eine E-Mail lese, wenn sie eintrifft, verliere ich einige Minuten, um sie zu lesen, und um mich wieder zu konzentrieren, verliere ich ebenso viele. Bei dieser Geschwindigkeit verschwende ich viel Zeit am Tag. Wenn Sie zu Hause sind, nehmen Sie sich am besten zehn bis fünfzehn Minuten Zeit, um alle anstehenden Benachrichtigungen zu lesen und die Aktivitäten des nächsten Tages zu organisieren: um Notfälle zu vermeiden und nicht überfordert zu werden. “
Aktien